Как автоматизированное управление закупками решило задачи и проблемы компании? Своим опытом поделился Олег Николаевич Гладков, коммерческий директор ООО «АСГ Техно Строй».
Присоединяйтесь к пользователям торговой экосистемы, чтобы найти решение реальных потребностей бизнеса!
Мы уже давали описание деятельности ООО «АСГ Техно Строй» в первой части интервью. Напомним, что группа компаний — крупный заказчик на рынке закупок в строительстве. Группа основана в 2008 году и специализируется на реализации проектов высокой степени сложности.
Первое важное отличие заключается в том, что в системе сами производители работ формируют заявку, не покидая строительную площадку. Далее она по статусу передается руководителю проекта, который проверяет целесообразность, даты, сроки и подтверждает, корректирует в любой части или отклоняет заявку. Потом она попадает в отдел снабжения, и, наконец, к профильному руководителю на финальное утверждение. Он в свою очередь подтверждает заявку на отправку в торги. После публикации заказа в торгах поставщики автоматически получают приглашение на электронную почту, что в такой-то компании объявлен тендер на определенную тематику. Больше нет необходимости делать лишние телефонные звонки или отправлять письма. Мы экономим значительную часть времени, которое, как известно, стоит денег.
Поставщикам нужно всего лишь зарегистрироваться и при получении приглашения на подписанную им товарную категорию сделать предложение заказчику — указать цену и условие поставки. Исключается необходимость поиска и скачивания каких-то файлов, бумаг, фактов — все приложено в заявке. Поставщику нужно выставить счет только один раз — когда он выиграл тендер. Самое главное для заказчика — на основании всех поданных предложений формируется электронная сравнительная таблица, и мы, фактически с экрана, можем принимать решения о закупках на лучших для нас условиях.
Благодаря сервису «ТенТорг», стало просто увидеть, на какие позиции поставщики делают свои предложения. И сама ситуация, когда мы сформировали запрос на 50 позиций, а поставщик сделал предложения на 45, и сумма итогового чека оказалась меньше, исключается. Мы сразу понимаем, какие позиции у него отсутствуют, больше не нужно тратить время на анализ и сопоставление данных.
Также очень удобно, что в программе минимальная цена на конкретную позицию подсвечивается цветом. Теперь мы можем мгновенно сравнивать цены и выбирать выгодные условия. Мы фактически получили возможность раздробить заявку на нескольких поставщиков для оптимизации закупки.
Второй очень важный момент в работе — благодаря платформе «ТенТорг» решился большой пласт проблем с документооборотом. Закупка товаров всегда сопровождается необходимым комплектом документов, оригинал которого наши производители работ должны были отправлять в офис, а это всегда на удалении от стройплощадки, что влечет за собой неминуемую потерю части бумажных документов, несвоевременный учет, некорректные сверки с поставщиками и т.д.
«ТенТорг» решает и эту проблему — теперь производитель работ фотографирует накладную и необходимый комплект документов, прикладывает к конкретной заявке, и после нажатия на кнопку “товар на объекте”, эти документы в электронном виде видят все заинтересованные сотрудники: бухгалтерия, снабжение и так далее. Через систему подтверждений работа идет в автоматическом режиме, все данные уже находятся в одной системе. Прораб поставил отметку “товар на объекте”, снабженец тоже отчитался о своих обязательствах, и бухгалтерия своевременно ставит товары на приход, делается распоряжение на оплату и необходимые проводки в базе 1С. Это отлаженный бизнес-процесс, который делает нашу работу намного проще и быстрее.
Объект, построенный с помощью «ТенТорг»
Заказчик: МУП «Служба капитального строительства Одинцовского муниципального района».
Выполненные работы: Капитальное строительство.
Адрес объекта: Московская обл., г. Одинцово, мкр. 6-6А
При сегодняшнем объеме закупок наш отдел снабжения получает нагрузку в сумме около 1000 заявок на поставку строительных материалов на объект. Со всем этим объемом работают 5 снабженцев. Если бы не сервис «ТенТорг», не представляю, каким образом мы могли бы все это обрабатывать. Сегодня фактически при том же количестве сотрудников мы в состоянии контролировать объем закупок в разы больший, чем тот, который был в начале нашего развития.
Процесс снабжения в нашей области имеет весьма существенное значение. Например, если не будет вовремя доставлен кирпич, или будет доставлен не по той цене, то это сразу скажется на других процессах и показателях. При работе с площадкой «ТенТорг» сведены к минимуму риски, связанные с человеческим фактором. Заявку формирует прораб, сотрудник отдела снабжения отдает сравнительную таблицу руководителю, и он очень быстро принимает решение. Остается только выбрать позицию и поставщика.
Хочу отметить, что сервис «ТенТорг» не требует от специалистов особых знаний и навыков, нужно только уметь владеть компьютером. Нет необходимости разбираться в технических процессах.
Со стороны поставщиков тоже не было глобального сопротивления. Ведь мы с помощью программы упростили им работу и сократили количество ненужных процессов. Если ранее поступал запрос, то они должны были оформить ответ в виде коммерческого предложения или счета. Теперь поставщику просто приходит уведомление от нас, что в такой-то компании организован тендер по такой-то тематике. Он заходит в личный кабинет, указывает цены и все. Многие компании это оценили, и мы продолжаем взаимовыгодное сотрудничество.
Когда контрагент знает, что это не абстрактные запросы, и что с определенной периодичностью он получает заказы, побеждает в тендерах, нет никаких претензий. Цифровизация постепенно проходит во все сферы, поэтому сопротивлений нет. Я общаюсь с поставщиками и знаю, что недостатка в предложениях мы не будем испытывать.
Объект, построенный с помощью «ТенТорг»
Заказчик: Администрация Одинцовского муниципального района Московской области
Выполненные работы: Строительство, прокладка наружных сетей, благоустройство, поставка и монтаж технологического оборудования, ввод в эксплуатацию
Адрес объекта: Московская область, Одинцовский район, село Лайково
Сначала было некоторое сопротивление со стороны прорабов, которым предстояло заполнение заявки, потому как многие не привыкли работать за компьютером. Мы не потратили много времени на решение этого вопроса, так как в «ТенТорг» процесс оформления заявки сделан достаточно просто для прорабов, ведь они тоже формируют мнение о работе с площадкой, к которому прислушиваются другие участники процесса.
В примечаниях к заказу есть параметр для выбора условий оплаты. Если потенциальный поставщик выбрал постоплату, и цена нас устроила, мы просто ориентируемся на наименьшую стоимость и подтверждаем поставку. Если же поставщик в примечаниях не указал ничего, то есть указал просто стоимость той номенклатуры, которую мы запросили, то это фактически определенная оферта. Мы подтверждаем это через «ТенТорг», но если продукция не того качества или аналог, то мы имеем право принять товар или отказать.
Еще важный момент. Когда мы формируем заявки на запрос, то поставщик часто предлагает аналог товара. В рамках сервиса «ТенТорг» поставщик имеет возможность сделать предложение только конкретно на ту продукцию, которую мы запросили. Но при этом он может сделать любое количество предложений как на оригинальную продукцию, так и на аналог, с соответствующей пометкой в примечаниях. Это тоже очень удобно.
Когда все перешли на удаленный формат работы, мы ни дня не стояли, продолжали выполнять строительные заказы. На тот момент мы уже плотно работали с электронными инструментами «ТенТорга» и отказались от бумажного документооборота, поэтому нам не пришлось перестраиваться под новый формат. Все процессы уже были налажены, и мы просто продолжали привычную деятельность.
Объект, построенный с помощью «ТенТорг»
Заказчик: Администрация городского поселения Одинцово Одинцовского муниципального района Московской области.
Выполненные работы: Проектирование, строительство, прокладка наружных сетей, благоустройство, поставка и монтаж технологического оборудования, ввод в эксплуатацию.
Адрес объекта: Московская область, Одинцовский район, г. Одинцово, бульвар Любы Новосёловой, д. 17, 19
Если компания уже работает на другой площадке, то могут быть вопросы с переносом информации. Но это не проблема потому, что в этом случае техподдержка «ТенТорг» оказывает помощь по быстрому внедрению торговой экосистемы в работу компании.
Основной совет — не экономьте на хорошем софте и отказывайтесь от бумажного документооборота. На реальном опыте могу сказать, что большинство наших задач, связанных с закупками и снабжением, решаются при помощи площадки «ТенТорг». Будущее за новыми технологиями. Однозначно не нужно бояться пробовать. В долгосрочной перспективе мы существенно экономим как время, так и деньги в буквальном смысле с помощью сервиса. Да, нужно перестроить ряд внутренних процессов, правильно настроить коллег на новый лад, регулярно делать заявки, но результат того стоит.
ВНИМАНИЕ! Количество сотрудников вашей компании, работающих в экосистеме «ТенТорг» неограниченно и бесплатно. Используйте автоматизированное управление закупками по-новому, присоединяйтесь всей компанией и получайте ощутимые выгоды!
Поделиться в социальных сетях
Написать комментарий
Получайте информацию о новых функциях.
Узнавайте, как применять ТенТорг для вашего бизнеса.
Узнайте первыми о новых возможностях, функциях и обновлениях.
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
