fbpx
Блог

Опыт “АСГ Техно Строй”: автоматизация закупок и снабжения.

Автоматизация закупок

Часть 1: Какие сложности были до внедрения системы автоматизации?

Коммерческий директор ООО «АСГ Техно Строй», Олег Николаевич Гладков, рассказал нам о том, как в компании проходила автоматизация закупок, а также поделился своим опытом внедрения сервиса «ТенТорг» в производственные процессы.

Присоединяйтесь к нашим пользователям, чтобы сократить свой путь к решению реальных бизнес-задач!

О компании

ООО «АСГ Техно Строй» — крупный заказчик на рынке закупок строительных материалов и услуг для строительства. Проектно-строительная группа компаний основана в 2008 году и в настоящее время обладает компетентным опытом в сфере строительных услуг, слаженным и квалифицированным коллективом, обширной современной материально-технической базой. Группа специализируется на реализации проектов высокой степени сложности.

Годовой оборот

Количество поставщиков

Отдел снабжения

Группой реализован и введён в эксплуатацию значительный объем проектов в части капитального строительства и реконструкции детских садов, школ, поликлиник, больниц, физкультурно-оздоровительных комплексов (вкл. бассейны, ледовые арены), водоводов, коллекторов, очистных сооружений, объектов благоустройства и т.д. Знакомьтесь с реализованными проектами в портфолио компании.

- Олег Николаевич, расскажите, пожалуйста, как вы собирали предложения от поставщиков до того, как начали использовать «ТенТорг»?

— Раньше наши сотрудники отдела снабжения обзванивали поставщиков с просьбой предоставить коммерческие предложения на ту или иную продукцию, товар или оборудование. Основная сложность заключалась в том, что наши производители работ непосредственно с объекта создавали заявку в табличном виде. Далее она передавалась в офис по электронной почте или даже лично. Сотрудники отдела снабжения были вынуждены тратить время на обработку этой информации и приведение ее к какому-то шаблонному виду.

Уже 5 лет назад наша компания вела значительный объем строительно-монтажных работ. Заявок на поставку материалов было очень много, и приходилось держать внушительный штат снабженцев. В их задачи входила не только обработка запросов от поставщиков, но и для максимального охвата рынка — отслеживание информации, кому именно из списка запросы были отправлены, а кому — нет. Мы понимали, что без единой системы управления этими данными не могли бы работать достаточно продуктивно и охватить максимальный объем рынка поставщиков. Так в нашей компании начала формироваться потребность в автоматизации процессов закупки.

Блог

Объект, построенный с помощью «ТенТорг»

Заказчик: Администрация Одинцовского муниципального района Московской области.
Выполненные работы: Строительство, прокладка наружных и внутренних инженерных сетей, пусконаладочные работы, благоустройство, ввод в эксплуатацию.
Адрес объекта: Московская область, Одинцовский район, с.п. Барвихинское, вблизи д. Раздоры

- Сколько сотрудников в отделе снабжения было на тот момент?

— У нас было около 5-7 сотрудников, плюс руководитель отдела, а также мне приходилось ещё лично руководить этим направлением. С того момента наши объёмы выросли раз в 5, но, благодаря «ТенТорг», количество сотрудников осталось прежним, работа стала прозрачной и спокойной.

Постепенно мы пришли к тому, что наши заявки приняли вид стандартной формы, которая рассылалась рынку, а он, в свою очередь, отправлял нам отклики по электронной почте. Мы собирали все предложения, но каждое из них приходилось вручную идентифицировать и сопоставлять с заявкой.

В обязанности снабженцев входило объединение информации в единую сравнительную таблицу, на основании которой мы принимали решение по заключению сделки с тем или иным поставщиком. Представьте, что на экране открыто 10 предложений, причём, одно могло быть открыто в Excel, другое — в формате pdf, а третье — в электронной почте.

Для того, чтобы понять, кто и что именно предлагает, все предложения надо было скопировать в единую таблицу, объединить, отформатировать и отправить на утверждение руководителю. Причём, нужно отметить существенный минус такого подхода: на тот момент не было никакой статистики и контроля: сколько поступило предложений, какие из них и каким образом сотрудник занёс в таблицу — никто точно не знал.

Блог

Объект, построенный с помощью «ТенТорг»

Заказчик: ООО «ОБИНКО»
Выполненные работы: Строительство, ввод в эксплуатацию
Адрес объекта: Московская область, Одинцовский район

- Какие ещё сложности возникали в отделе снабжения?

— Нужно учитывать, что наша компания ведёт практически полный цикл строительно-монтажных работ и включает такие сложные для поставки направления как электрика, сантехника, слаботочные системы и другие инженерные системы. Они в свою очередь влекут за собой огромный ассортимент закупки. Объем позиций в одной заявке мог составлять более 50-ти наименований. Необходимо было поместить их в заявку, которая создавались сотрудниками на объектах вручную.

В результате с объекта поступал список на несколько листов. Поэтому мы старались ограничивать количество заявок и устанавливать заявочные дни, чтобы можно было хоть как-то управлять процессом.

Кроме того, производители работ обычно формируют заявку и описывают позицию так, как они ее слышат. Часто записывают позиции “по-старинке”, в результате многие не соответствуют правильному закупочному названию. Сотрудникам отдела снабжения приходилось эту информацию вновь перерабатывать, в результате продуктивность работы отдела была очень низкой.

Нашу работу усложнял ещё один, казалось бы, незначительный фактор. Это отсутствие информации об адресе доставки грузов на объект в электронных картах Яндекс или Google. К примеру, если объект имеет статус капитального строительства, то до момента ввода в эксплуатацию он не имеет фактического адреса, а схему проезда нужно было как-то передать поставщику и водителю. По ряду причин поставщики часто этого не делали, а просто давали телефоны ответственного за приёмку товара с нашей стороны.

В итоге производитель работ за наш счёт был вынужден регулярно выполнять функции логиста, объясняя водителю схему проезда. Нас это совершенно не устраивало. Сейчас же у нас есть ссылка на публичные карты прямо в заявке. Поставщик перед подачей предложения уже понимает логистику, а водителю надо всего лишь отправить ссылку на карту на смартфон.

Блог

Объект, построенный с помощью «ТенТорг»

Заказчик: МБУККТ «Успенский муниципальный сельский Дом культуры»
Выполненные работы: Реконструкция, прокладка наружных и внутренних сетей, благоустройство, озеленение.
Адрес объекта: Московская область, Одинцовский р-н, с. Успенское, ул. Учительская, д. 40А

- Вам приходилось дополнительно выделять ресурсы, чтобы в интернете проверять цены для предварительной оценки рынка и понимания стоимости? Проводил ли отдел снабжения работу по бюджетированию?

— В нашей отрасли бюджетирование проводится до начала строительства объекта, а после подписания контракта нам нужно уже оперативно организовывать начало работ.

Повторюсь, самые сложные были заявки на инженерию, когда множество позиций формировались в файл, отправлялись поставщикам и ожидали ответа. Тут начиналось самое интересное. Допустим, мы отправляли заявку на 50 позиций. Но ни в одной компании не было всего ассортимента, поэтому в ответ нам выставляли счёт уже не на 50, а на 48 позиций, и приходилось буквально отгадывать, каких же позиций не хватает. Каждый раз мы вручную искали недостающие строки, что негативно влияло на эффективность процесса.

На сегодняшний день в области строительства не существует общей товарной базы, товарной номенклатуры. В каждой компании бухгалтер заводит ту или иную позицию по-своему. Поэтому нам требовалась ручная обработка и сверка на предмет соответствия всех позиций.

На этапе отправки заявки поставщикам мы делали однообразные шаблоны в Excel для удобства последующей обработки, ставили пароли на ячейки, чтобы поставщики видели только нужные данные. Неудивительно, что некоторые поставщики умудрялись взломать наш файл и поменять номенклатуру, убрать часть позиций из разных соображений.

Становилось понятно, что нам нужна такая программа, где поставщики не имели бы возможность менять номенклатуру, а могли просто указать цену. И, конечно, программа должна быть надёжно защищена от внешних воздействий или от передачи данных третьим лицам. Сделать это самостоятельно в рамках нашего файла было невозможно.

Блог

Объект, построенный с помощью «ТенТорг»

Заказчик: Администрация Одинцовского муниципального района Московской области.
Выполненные работы: Строительство, прокладка наружных и внутренних инженерных сетей, пусконаладочные работы, благоустройство, ввод в эксплуатацию.
Адрес объекта: Московская область, Одинцовский район, с.п. Барвихинское, вблизи д. Раздоры

- Автоматизация закупок должна была решить задачи снабжения?

— Мы чётко понимали, что необходимо было автоматизировать снабженческие процессы. Тогда генеральный директор проектного бюро «Дело в гору» Юрий Струк вызвался помочь нам в решении этой задачи. Первым этапом нам предложили создать рассылочную программу, которая отправляла бы предложения поставщикам. Некоторое время мы успешно использовали такую рассылку, но она имела один недостаток — длительное время отправки писем. В результате поставщик мог получить предложение в тот момент, когда оно уже становилось неактуальным.

Поэтому следующим логическим продолжением стал новый программный продукт — MVP-версия сайта закупок на платформе Bitrix. Этот сервис уже не просто отправлял уведомления большому количеству адресатов, но и позволял создавать заявки из единой и нам понятной номенклатурной базы товаров. С его помощью можно было определять сроки поставки, делать предложения, получать отклики, поставщики могли делать подписки на интересующие их товарные категории. Такой сайт закупок существенно упростил решение наших задач по автоматизации. Однако и он имел ряд технологических ограничений.

Тогда разработчики расширили функционал и создали отдельную торговую экосистему «ТенТорг». Именно в таком виде сейчас мы используем автоматизацию закупок в своей ежедневной работе. Эта платформа уже в полной мере предоставляет необходимый нам функционал для формирования заказа, выбора наиболее оптимального предложения, бюджетирования и учёта заказанного и доставленного материала.

ВНИМАНИЕ! Мы не берём оплату за количество сотрудников работающих в экосистеме «ТенТорг». Присоединяйтесь к участникам и получите преимущества от тотальной автоматизации закупок!

ЗАКАЖИТЕ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Поделиться в социальных сетях

Написать комментарий

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Написать как гость

cookies disclamer
Внимание!

Продолжая использовать данный ресурс, вы автоматически соглашаетесь с использованием cервиса сбора данных cookies, а также на обработку персональных данных.